Personvernerklæring for rekruttering

1. Innledning

Formålet med denne erklæringen er å forklare hvordan vi i Gunnebo behandler personopplysninger om jobbsøkere og hvilke rettigheter jobbsøkere har under personvernlovgivningen. I erklæringen refererer vi til denne typen informasjon som «søknadsinformasjon».

Erklæringen gjelder for søknader som er sendt via jobbsøkesider, LinkedIn, Gunnebos nettsted eller intranett, samt via tredjeparter, som bemanningsbyråer eller jobbdatabaser. Den gjelder også søknader vi får inn på andre måter, for eksempel på e-post eller med vanlig post.

Se ellers ordlisten nedenfor for en forklaring på begrepene i disse reglene.

2. Oversikt: Gunnebos ti prinsipper for personvern

Gunnebo overholder Gunnebos ti prinsipper for personvern tilknyttet søknadsinformasjon:

  1. Rimelighet og åpenhet: Vi skal informere søkerne om hva Gunnebo gjør med informasjonen i søknadene deres.
  2. Lovlighet: Vi skal sørge for at vi alltid har et godt, rettslig grunnlag for å behandle søknadsinformasjon.
  3. Formålsbegrensning: Vi skal bare innhente søknadsinformasjon til et bestemt formål. Hvis vi vil gjenbruke søknadsinformasjonen til et annet formål, må vi sørge for at de to formålene er kompatible.
  4. Dataminimering: Vi skal ikke behandle mer søknadsinformasjon enn det som er strengt nødvendig.
  5. Nøyaktighet: Vi skal sørge for at søknadsinformasjonen er nøyaktig, fullstendig og oppdatert.
  6. Lagringsbegrensning: Vi skal ikke beholde søknadsinformasjon lenger enn nødvendig. Søknadsinformasjon som ikke lenger trengs, skal slettes eller anonymiseres.
  7. Sikkerhet: Vi skal beskytte informasjon sendt til Gunnebo av jobbsøkere, mot tap eller tyveri. Vi skal sørge for at våre tjenestetilbydere gjør det samme.
  8. Enkeltpersoners rettigheter: Vi skal la enkeltpersoner få tilgang til, korrigere eller slette søknadsinformasjonen sin, eller sette begrensninger for bruken av søknadsinformasjonen.
  9. Overføring av søknadsinformasjon: Vi skal iverksette sikkerhetstiltak før overføring av søknadsinformasjon til land utenfor Europa.
  10. Integritet: Gunnebo vil iverksette tiltak for å sikre at vi behandler søknadsinformasjon i henhold til disse ti prinsippene for personvern.

3. Hva slags søknadsinformasjon innhenter Gunnebo?

I en rekrutteringsprosess vil Gunnebo i all hovedsak bare innhente søknadsinformasjon som er relevant for stillingen det er søkt på. Slik informasjon kan være:

  • Informasjon du oppgir når du oppretter en konto («Profil») på en jobbsøkeside, for eksempel e-postadressen din.
  • Informasjon du oppgir når du søker på en stilling i Gunnebo, for å beskrive hvem du er og hvilke kvalifikasjoner og egenskaper du har, som navn, kontaktinformasjon, nasjonalitet, utdanning, jobberfaring, interesser og CV.
  • Informasjon som Gunnebo innhenter underveis i rekrutteringsprosessen, for eksempel om prestasjonene dine i forbindelse med vurderinger og intervjuer samt innspill fra referansepersonene dine.
  • Informasjon som er knyttet til bruken din av nettstedet vårt, som for eksempel IP-adressen din. Slik informasjon kan samles inn ved hjelp av informasjonskapsler. Vil du vite mer om hvordan Gunnebo bruker informasjonskapsler? Se Personvernregler for Gunnebo-konsernets nettsted .

Opplysninger fra strafferegisteret eller helseinformasjon vil bare innhentes der lokal lovgivning tillater dette.

Du vil bli informert om hvorvidt informasjon er obligatorisk eller frivillig å oppgi.

4. Hva gjør Gunnebo med søknadsinformasjonen din?

Gunnebo bruker søknadsinformasjon hovedsakelig til å:

  • behandle jobbsøknaden din. Vi vurderer din egnethet for jobben, slik at vi kan sile ut aktuelle søkere. Vi bruker også informasjonen til å kontrollere kvalifikasjoner og referanser.
  • forbedre rekrutteringsprosessen vår for å sikre at for eksempel nettstedet vårt, intranettet vårt og jobbportalen vår er brukervennlige og inneholder relevant og nyttig informasjon.
  • [sikre at vi etterlever de etiske retningslinjene våre  blant annet for å sørge for at vi lever opp til verdiene våre, særlig når det gjelder likestilling.]

    Som et ledd i rekrutteringsprosessen kan vi bruke andre kilder enn dem du selv har oppgitt for å samle informasjon om deg og/eller få bekreftet søknadsinformasjonen din. Dette kan omfatte å kontrollere kvalifikasjoner, styreverv, økonomisk historikk (f.eks. konkurs) og om du er tidligere straffedømt. Forutsetninger:
  • Du vil få beskjed på forhånd om hvilke deler av søknadsinformasjonen din som vil bli kontrollert, herunder en forklaring på hvordan vi utfører kontrollene.
  • Informasjon fra strafferegisteret eller helseinformasjon vil bare bli innhentet fra offentlige, autoriserte kilder og i henhold til gjeldende lovgivning.

    Der det er relevant for stillingen du søker på, kan vi også be deg om å la deg teste for rusmiddelbruk før du begynner hos oss.

    VIKTIG: Dersom du oppgir at du ikke har arbeidstillatelse i landet der du søker en stilling, vil systemet automatisk avvise søknaden din, som da ikke vil bli vurdert av Gunnebo. Hvis du ønsker å utdype overfor oss hvorfor du likevel søker på jobben, kan du henvende deg til oss som beskrevet i avsnitt 9 nedenfor.

    Gunnebo vil kun behandle søknadsinformasjonen din hvis vi har rettslig grunnlag for å gjøre dette. Gunnebo behandler søknadsinformasjon fordi det er viktig for oss å vite mest mulig om kandidatene før vi ansetter. I noen tilfeller behandler vi søknadsinformasjon basert på ditt samtykke til dette (et samtykke du når som helst kan trekke tilbake), fordi slik behandling er lovpålagt eller for å forfølge berettigede forretningsinteresser (for eksempel der det er nødvendig for å skaffe nok informasjon om søkerne til å kunne rekruttere den rette kandidaten).

5. Hvem får innsyn i søknadsinformasjonen din?

a.       Internt i Gunnebo

Det er kun medarbeidere i Gunnebo med et «rimelig behov for å kjenne til» søknadsinformasjon som har tilgang til slik informasjon. Dette er personer som må kjenne til informasjonen for å kunne behandle jobbsøknader.

b.      Utenfor Gunnebo

Gunnebo deler søknadsinformasjon med autoriserte tredjepartsleverandører som er involvert i rekrutteringsprosessen. For eksempel kan vi formidle personopplysningene dine til slike leverandører for at de skal kunne undersøke og bekrefte søknaden og informasjonen du har oppgitt til Gunnebo. Dette omfatter kontroll av utdanning og jobberfaring.

Generelt vil Gunnebo bare dele søknadsinformasjonen din med tredjeparter utenfor Gunnebo og deres leverandører:

  • når dette er lovpålagt;
  • som svar på en begjæring fra politiet eller andre rettshåndhevende instanser, eller
  • i den hensikt å søke juridisk bistand fra Gunnebos eksterne advokater eller i forbindelse med rettsforhandlinger med en tredjepart.

6. Hvor lenge lagrer Gunnebo søknadsinformasjonen din?

Vi lagrer søknadsinformasjonen din i henhold til våre interne regler og prosedyrer. Hvis du for eksempel ikke er en aktuell kandidat for en stilling du har søkt på hos oss (eller du takker nei til stillingen), blir søknadsinformasjonen din normalt slettet innen [6–18 måneder] (avhengig av rettskrets) i henhold til gjeldende lovgivning og slik at vi kan kontakte deg på nytt hvis det dukker opp en annen stilling som passer for deg. Ta gjerne kontakt med oss hvis du vil vite mer om hvordan vi lagrer søknadsinformasjonen din.

Hvis du blir ansatt i Gunnebo, lagrer vi personopplysningene dine i henhold til våre interne regler og prosedyrer. Du får mer informasjon om disse når du begynner i jobben.

7. Hvor lagrer Gunnebo søknadsinformasjonen din?

Vi gjør oppmerksom på at søkeres søknadsinformasjon kan overføres til og lagres i land der personvernlovgivningen enten er mindre streng enn i søkerens hjemland eller der det ikke finnes noen personvernlovgivning. Informasjonen kan også bli behandlet av medarbeidere utenfor søkerens hjemland, for eksempel hos en av leverandørene våre.

Når vi overfører søknadsinformasjon over landegrensene, skjer dette i henhold til gjeldende lovgivning for å sikre at søknadsinformasjonen din er tilstrekkelig beskyttet og håndteres i henhold til denne erklæringen. Hvis du befinner deg i EØS eller Storbritannia, kan du kontakte oss for å be om en oversikt over tiltakene vi gjør for å beskytte søknadsinformasjonen din og personvernet ditt i slike tilfeller.

8. Dine rettigheter

Du kan ha rett til å få tilgang til, korrigere eller slette søknadsinformasjon som Gunnebo har lagret om deg. Du kan også ha rett til å bestride eller begrense Gunnebos behandling av søknadsinformasjonen din og motta en skriftlig, maskinlesbar kopi av søknadsinformasjon du har oppgitt til Gunnebo. Husk at du kan oppdatere kontaktinformasjonen din i profilen din på nett.

Alle henvendelser som gjelder utøvelse av disse rettighetene vil bli individuelt behandlet av Gunnebo. Det kan skje at vi ikke er lovpålagt å etterkomme anmodningen din, enten på grunn av lovgivningen i din rettskrets eller relevante unntak i bestemmelsene i gjeldende personvernlovgivning.

9. Kontakt oss

Dersom du vil vite mer om temaene i denne erklæringen eller ønsker å utøve rettighetene dine som beskrevet i avsnitt 8, kan du ta kontakt med Gunnebos juridiske avdeling privacy@gunnebo.com.

Hvis du er misfornøyd med måten Gunnebo har behandlet søknadsinformasjonen din på, kan du klage til Datatilsynet. Vi oppfordrer deg imidlertid til å ta opp saken med Gunnebo først.

 

Sist oppdatert 05.02.2018

 

Ordliste

 

SøknadsinformasjonPersonopplysninger tilknyttet jobbsøkere.
Datatilsynet Forvaltningsorganet som har ansvaret for overvåking av personvern eller datasikkerhet i rettskretsen til Gunnebo og/eller et selskap i Gunnebo-konsernet.
Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS) EØS omfatter alle landene i EU samt Norge, Island og Liechtenstein. 
Personopplysninger Informasjon som er egnet til å identifisere enkeltpersoner (f.eks. informasjon om Gunnebos medarbeidere, oppdragstakere, jobbsøkere, leverandørers, selgeres og oppdragstakeres medarbeidere, kunder, pasienter som bruker produktene våre og personer som besøker nettstedet vårt eller kundesentrene våre).  Slik informasjon omfatter navn, adresser, e-postadresser, jobbsøknader, brukerkontoinformasjon og korrespondanse. Personopplysninger kan også være informasjon fra nettsurfing (dvs. informasjon knyttet til en spesifikk informasjonskapsel) og IP-adresser, når slik informasjon kan knyttes til en enkeltperson. 
JobbsøkerkontrollInnhenting av personopplysninger om en potensiell Gunnebo-ansatt fra andre kilder enn kandidaten selv. For eksempel om styreverv, økonomisk historikk, kvalifikasjoner og eventuelt rulleblad.
Behandling Alt som gjøres med personopplysninger – innsamling, lagring, kombinering med annen informasjon, deling med tredjeparter og sletting.